Produtividade em home office…

Atualmente a maioria das empresas estão trabalhando no modelo “home office” e algumas até em horário reduzido devido a pandemia do Coronavírus. 

Algumas pessoas tem facilidade para trabalhar em casa, outras nem tanto. Por isso é importantíssimo gerenciar as prioridades para ter mais produtividade nas entregas do trabalho.

Na área comercial, por exemplo, existe alta demanda de e-mails, contatos e ligações em um só dia, por isso vamos listar aqui algumas dicas que podem fazer diferença no dia-a-dia de um profissional de vendas que utiliza o Gmail.

Configurações de visualização:

Na configuração padrão do GMail, deve-se clicar em cada e-mail e esperar um tempo até o mesmo abrir. Não é mesmo?

Mas, para quem trabalha com dezenas ou até centenas de e-mails por dia, como é o caso do setor comercial, este tempo de abertura pode atrapalhar. 

Para quem ainda não conhece, existe uma funcionalidade no GMail que acelera esse processo, permitindo visualizar o corpo do e-mail enquanto vai se rolando a lista de e-mails recebidos. Ela é muito parecida com o mecanismo de visualização do Outlook, que permite visualizar os e-mails de uma forma muito rápida.

Produtividade - organizando e-mails

Abaixo segue o passo a passo para você conseguir visualizar todos os seus e-mails de um jeito rápido e prático:

Após logar na sua conta do Gmail →  Clique na engrenagem de Configurações, no canto direito superior da tela → Configurações →  Caixa de Entrada

Em Painel de Leitura, marque a opção “Ativar o painel de leitura” e depois em → “Abaixo da caixa de entrada”.

Como mostra a imagem abaixo:

Produtividade - organizando e-mails

Feito isso, salve as configurações no final da tela.

Após, vá em Configurações novamente → Geral:

Em Painel de visualização, marque a opção →  “Marcar uma conversa com lida como Imediatamente”.

Produtividade - organizando e-mails

Prontinho!

Agora vá para a sua caixa de entrada e observe que rolando apenas com os teclados (setas para cima e baixo) você já vai conseguir visualizar os seus e-mails.

Filtros para segmentações:

Os filtros do Gmail criam segmentações em pastas para ajudar na prioridade de respostas em relação aos e-mails recebidos. 

É possível criar filtros de acordo com palavras-chave escritas no corpo do e-mail ou no assunto e também por um determinado remetente.

Abaixo o passo a passo nas imagens:

Clique em Configurações → Filtros e endereços bloqueados -> Criar novo filtro

Produtividade - organizando e-mails

Preencha o campo “Assunto” ou “Contém palavras” com a palavra-chave que deseja filtrar e criar uma segmentação:

Exemplo: “Contrato”

Produtividade - organizando e-mails

Após esse passo, selecione as opções abaixo:

Ignorar caixa de entrada →  Assim o e-mail que entrar vai direto na pasta criada;

Aplicar o marcador → Criar novo marcador → Pode ser o nome exato da palavra-chave escolhida para facilitar;

Sempre marcar como importante → Se caso a mensagem que você for receber com a palavra-chave escolhida for realmente importante. 

E para finalizar, clique em “Criar filtro”.

Produtividade - organizando e-mails

Essa configuração facilita muito na hora de escolher quem deve ser respondido primeiro e seguir uma regra de prioridades de acordo com os assuntos que mais lhe interessam.

Imagina que está faltando pouco para “bater a sua meta” e você esquece de responder o e-mail um lead sobre o assunto “assinatura de contrato” pode ser um “tiro no pé”, não é mesmo?

Aqui na Econodata, utilizamos essa segmentação por pastas e palavras-chave para direcionar a prioridade de atendimento da nossa equipe comercial.

Funciona assim: a quantidade de funcionários preenchida pelo lead no formulário de contato é a palavra-chave que utilizamos para criar as pastas. Dessa forma a nossa equipe de vendas consegue priorizar os atendimentos por e-mail de acordo com a qualificação do lead. 

Plugins para utilizar no Gmail:

Yesware

Produtividade - organizando e-mails

O Yesware é uma ferramenta de monitoramento dos e-mails enviados e de gestão de relacionamento com os seus contatos.

Esse plugin tem a capacidade de mensurar métricas de desempenho de cada envio, como, taxas de abertura das mensagens, taxa de cliques, aberturas e respostas.

Assim, você descobre os títulos que mais geram abertura, os tipos de e-mail que mais geram respostas e conversões. 

Aliás, a ferramenta pode ajudar muito na otimização de mensagens, já que ela é capaz de salvar cada template usado em seus envios. Dessa forma, você não corre o risco de perder ou esquecer os modelos de e-mail.

Streak

Produtividade - organizando e-mails

O Streak é muito parecido com um CRM (sistema de gestão de relacionamento com o cliente) só que é exclusivo do Gmail. 

Nessa ferramenta você pode gerenciar as etapas de vendas, rastrear e editar as informações dos seus contatos, dar suporte aos seus clientes, enfim, tudo o que um sistema de CRM faz, só que totalmente integrado ao Gmail. Que incrível né?

Um dos principais recursos desse plugin é que ele pode dividir sua caixa de entrada de acordo com o estágio do funil de vendas em que seus leads se encontram em formato de Kanban, separando por colunas os leads mais frios dos mais quentes. 

FollowUp.cc

Produtividade - organizando e-mails

A maioria das trocas de e-mails comerciais é o “famoso Follow Up”, que é um retorno para saber como está a situação daquele cliente, ou seja, um acompanhamento da negociação.

E essa ferramenta como já diz no nome, faz exatamente isso. Por meio dela, é possível criar lembretes para que você não se esqueça de fazer nenhum acompanhamento importante.

Por exemplo, quando você for enviar um e-mail, aparece a opção de criar um alerta para uma data futura. Assim, mesmo que sua caixa de entrada esteja lotada, você será lembrado de retornar para aquele cliente. 

As mensagens menos importantes também são trabalhadas no Follow Up.cc. No plugin é possível classificá-las como e-mails de baixa prioridade. E assim que as mensagens mais importantes forem respondidas, a ferramenta irá alertá-lo sobre essas outras que ficaram em “stand by”.

Com essa ferramenta, o seu trabalho ficará mais organizado e você terá menos chances de perder oportunidades importantes, estabelecendo prioridades para os e-mails recebidos.


Conclusão

Sabemos que nesse momento pode ser bem difícil tornar o nosso trabalho mais produtivo, trabalhando de casa em meio a uma pandemia.

Porém, há diversas dicas que podem facilitar esse novo desafio, pelo menos com quem trabalha diariamente no e-mail.

Por exemplo: marcar os e-mails mais importantes com estrelinha para destacá-los, utilizar as pastas e filtros para localizar e-mails de alta prioridade, escolher um horário no dia destinado apenas para ler e responder os seus e-mails, fazer uma “limpa” nos e-mails que não lhe interessam pelo menos uma vez por semana para manter a caixa de entrada mais organizada, entre outras opções…

Mas, mudando um pouco de assunto, não esqueça de também fazer o que gosta após o horário de trabalho e destinar um tempo a você, como, escutar uma música, ler um livro, ver um filme, comer o que gosta… entre outras maneiras essenciais para manter a nossa saúde mental em dia. 

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