Muitas pessoas recebem diariamente um número enorme de e-mails e ficam perdidas na hora de respondê-los, optando por deletá-los ou simplesmente avaliá-los depois. Se você realmente deseja que seus e-mails sejam lidos por uma pessoa, precisa estar atento a alguns detalhes para que sua mensagem não vá diretamente para a lixeira.
Segundo Jill Konrath, especialista em estratégia de vendas, há algumas táticas que devem ser seguidas para que seu e-mail seja lido. O site Português Fácil também lista algumas recomendações de como escrever um bom e-mail. Confira as dicas a seguir:
1. Simplifique a mensagem
Certifique-se de que seu e-mail tem, no máximo, 90 palavras. Além disso, escreva parágrafos com duas frases para facilitar a leitura. Prefira as fontes comuns, na cor preta, e não coloque mais de um link ou anexo.
2. Conheça os objetivos do interlocutor
Antes de redigir o e-mail, faça uma pesquisa sobre a empresa, a indústria ou o cargo da pessoa que receberá sua mensagem. Lembre-se que a relevância é essencial nessas horas e, por isso, você deve mencionar um objetivo de negócio importante para ela.
3. Ofereça valor
Tenha em mente o seguinte: seu produto ou serviço pode ser uma commodity, mas você não é. Por isso, concentre-se nas ideias, insights e informações de valor em seus e-mails. Assim, as chances de seu interlocutor gastar um tempo lendo o que você escreveu são maiores.
4. Preste atenção ao campo “assunto”
Mantenha o foco em assuntos ligados ao negócio, já que aquilo que você coloca nessa parte do e-mail é fundamental para que ele seja lido ou ignorado. “Pergunta rápida sobre mudanças na gestão” ou “Reduza o tempo de lançamento de um produto” são dicas de assuntos que podem chamar a atenção de uma pessoa.
5. Crie uma campanha
Para manter o contato com essa pessoa, faça de oito a 12 contatos, que podem ser por e-mail ou telefone, em um período de quatro a seis semanas. Em cada iniciativa, retome o assunto abordado no contato anterior.
6. Limite o e-mail a apenas um assunto
Se você deseja obter uma resposta para o seu e-mail faça com que essa tarefa seja fácil para a outra pessoa. Por isso, não a sobrecarregue com várias coisas. Se tiver vários assuntos para tratar, a melhor forma de fazer isso é enviar vários e-mails, separados.
7. Seja claro nos e-mails
Você certamente já ficou em dúvida quando recebeu um e-mail ou mensagem. A falta de clareza faz com que interpretemos informações de um jeito errado e, por isso, tenha certeza de que seu e-mail é claro, direto e fácil de entender. Isso envolve cuidados com a gramática, abreviações, etc.
Uma dica para escrever seu e-mail é colocar-se no lugar do outro, lembrando que ele não tem o conhecimento que você tem. Pense sobre a melhor forma de explicar aquilo que é óbvio para você, mas que para o outro pode ser totalmente novo.
8. Informe exatamente do que você precisa
Não faça a outra pessoa perder tempo decifrando tudo o que ela precisa fazer. Depois de explicar do que você precisa, liste as tarefas em tópicos.
9. Escreva o destinatário quando terminar o e-mail
Espere até o último momento até escrever o destinatário, pois, fazendo isso, você evita embaraços de enviar um e-mail incompleto ou falar coisas que não deve. Verifique se está correto o nome que seu programa de e-mails te sugerir quando você digitar as iniciais da pessoa para garantir que está enviando uma mensagem para o destinatário certo.
Prestar atenção no momento de redigir um e-mail garantirá que você passe a mensagem correta, que ela seja lida e respondida e, ainda, evita que você seja visto como uma pessoa indelicada ou invasiva. Lembre-se de que a cortesia deve estar presente não apenas ao vivo, quando você está em contato com a pessoa, mas também no mundo virtual.
A venda por canais online como o e-mail é cada vez mais importante. Pode-se dizer que o e-mail é um canal integrante do Social Selling. Seja educado, gentil, sucinto e, principalmente, redobre a atenção na gramática para garantir um texto perfeito.
