Realizar um evento pode ser uma poderosa ferramenta de vendas para empresas B2B. Afinal, ficar dependente de apenas alguns poucos canais de aquisição é um risco muito grande na estratégia de geração de demanda. 

O alerta já é antigo e foi muito bem descrito no livro Tração, de Gabriel Weinberg e Justin Mares, que lista os 19 canais que contribuem para a geração de leads. Dentre esses canais, os autores destacam a importância da participação em eventos off-line e feiras de negócios. 

Segundo os autores do best-seller, eventos presenciais e feiras de negócios permitem que sua equipe tenha contato mais direto com clientes, parceiros e veículos de comunicação do que os outros canais de tração.

É por isso que empresas de diversos segmentos estão destinando orçamento e recursos para este canal como um importante gerador de demanda qualificada, estratégia também conhecida como Event-Led Growth (ELG). 

Algumas marcas globais, como Apple e Facebook, por exemplo, até criaram seus próprios eventos para reunir profissionais e especialistas de seus respectivos setores. Quer outro bom exemplo? 

Todos os anos, a Salesforce investe milhões de dólares no Dreamforce, um evento anual voltado para profissionais de marketing e vendas. E os números da pesquisa Chief Marketer B2B Research reforçam a importância deste canal:

• 40% das empresas B2B reconhecem que eventos ao vivo são sua principal fonte de leads;
• 63% dos executivos dizem que as exposições ajudam a desenvolver relacionamentos e alimentam o funil de vendas com novos clientes em potencial;
• 92% dos participantes vão a feiras para conhecer novos produtos e serviços;
• 51% dos participantes solicitaram que um representante de vendas visitasse sua empresa após o evento.

Com tudo isso em mente, preparamos um passo a passo com as melhores práticas para garantir que seu evento seja bem-sucedido. Afinal, no mundo dos negócios, cada detalhe conta.

Não negligencie a etapa de planejamento

Desde a atração de leads até o fortalecimento de marca, eventos bem estruturados podem abrir portas, mas exigem planejamento cuidadoso para gerar resultados.

Imagine um evento como um grande palco onde sua empresa pode brilhar, mas para isso acontecer, é preciso ter um roteiro claro. 

“Se não há um objetivo claro para o evento, a chance de falhar é muito maior”, alerta Paulo Krieser, CEO da Econodata.

Este guia vai te ajudar a entender os passos essenciais para criar um evento que não apenas alcance seu público-alvo, mas que também gere oportunidades reais de negócio. 

Passo 1: defina objetivo e público-alvo do evento

Antes de qualquer coisa, é preciso entender por que você quer realizar o evento e para quem ele será destinado. É um evento voltado para branding, geração de leads ou fortalecimento de parcerias? 

Para o fundador da Winning Sales, Rafael Faria, a clareza nos objetivos faz toda a diferença. “Se você não sabe o que quer, desperdiça esforço e não atrai o público certo.”

Ao definir o público-alvo, você evita a criação de conteúdos e atividades desalinhados, garantindo que o evento seja interessante para os participantes e lucrativo para o seu negócio. 

Em um evento direcionado, cada interação com seu time comercial ou de marketing se torna uma oportunidade de gerar negócios.

Passo 2: estruture uma trilha de conteúdo relevante

Uma programação rica e bem pensada ajuda a manter o público engajado. Para Rafael Faria, “é essencial construir trilhas de conteúdo que estejam alinhadas com o seu negócio”.

Ao criar sessões que abordem os desafios do seu público, você estabelece sua empresa como uma autoridade no setor.

Quer um exemplo prático? A agência Layer Up, liderada por Gabriel Bearzi, Diretor de Marketing, organizou o Data-Driven Decision Day focado em gestores de marketing e dados. 

Em vez de um conteúdo genérico, o evento apresentou trilhas voltadas para o data-driven marketing, atraindo um público mais qualificado e engajado.

Dica: Se possível, convide especialistas e parceiros para agregar valor ao conteúdo e fornecer diferentes perspectivas.

Passo 3: planeje o espaço para networking

A estrutura do evento deve incluir momentos de interação, como happy hours ou sessões de coffee break, onde os participantes podem se conectar. 

“Networking é um dos maiores benefícios de eventos presenciais”, comenta Gabriel Bearzi. A troca de ideias e o contato próximo criam vínculos que podem evoluir para oportunidades de negócio.

Ao planejar o espaço de networking, considere a localização e a comodidade dos participantes. Criar um ambiente convidativo e que incentive a interação pode facilitar a abordagem de sua equipe comercial. 

Em eventos menores, é possível também identificar previamente os participantes para convidá-los a interagir com o time de vendas de maneira personalizada.

Passo 4: mensure o ROI do evento

Medir o Retorno sobre o Investimento (ROI) do evento pode ser desafiador, especialmente em ações voltadas para branding. 

Porém, com um sistema de acompanhamento de leads e tracking no CRM, você pode quantificar o número de reuniões marcadas, vendas fechadas e até mesmo o impacto da marca.

Segundo Rafael Faria, ao participar de eventos como o RD Summit, a Rock Content, empresa que o especialista trabalhou anteriormente, agendava reuniões para depois do evento, registrando as conversões no CRM com tags específicas. 

“O objetivo é ter claro quais resultados o evento está gerando”, comenta Rafael.

Além disso, é importante definir metas de leads e reuniões. Comece com base no histórico de conversão da empresa e ajuste conforme as expectativas e o público do evento.

Passo 5: crie uma experiência memorável

Quando se trata de eventos, uma experiência positiva pode deixar uma impressão duradoura. Gabriel Bearzi enfatiza a importância de “considerar cada detalhe do evento como uma experiência completa para o convidado“. 

Desde a recepção até os brindes, cada interação deve refletir os valores e a cultura da sua empresa.

Considere ações personalizadas para o público, como um QR Code no final das apresentações para agendar reuniões de acompanhamento.

Esse tipo de interação gera conexão e demonstra interesse genuíno em atender as necessidades dos participantes.

Passo 6: faça um follow-up estruturado

Finalizado o evento, o trabalho ainda não acabou. Timing é essencial para o follow-up, então é importante não deixar esfriar a conexão com os leads que participaram. 

Defina uma estratégia clara para os diferentes tipos de leads captados, priorizando os mais qualificados.

Algumas sugestões incluem:

• Fluxo de e-mails personalizado: apresente a empresa e seus cases de forma gradual, esquentando o relacionamento.
• Contato direto: para leads quentes, o time de vendas pode realizar abordagens pelo WhatsApp ou telefone, visando agendar reuniões presenciais ou online.
• Envio de kits: para leads estratégicos, o envio de brindes personalizados pode reforçar o interesse da sua empresa em criar uma parceria.

Em post no Linkedin, Fernando Terra, Head de Planejamento da BW8 Martech, acrescenta alguns pontos importantes nesta discussão. “Procure montar um fluxo de consideração e fechamento para após o evento para manter a disponibilidade mental nos prospects e reforçar os argumentos de vendas enquanto você agenda as reuniões. Podem ser e-mails, whatsapp ou mídia direta subindo a base nas plataformas. O formato de vídeo é bem bacana para a fase de consideração.”

Eventos que convertem: transforme oportunidades em negócios

Eventos são grandes oportunidades para empresas B2B se conectarem com potenciais clientes e gerarem autoridade de marca. Ao seguir essas práticas, você aumenta significativamente suas chances de sucesso. 

Como reforça Paulo Krieser, CEO da Econodata, “qualquer ação de marketing deve, no final, gerar vendas.”

Assim, com um planejamento bem definido e metas claras, seu evento pode transformar potenciais interessados em clientes fiéis.

Para finalizar, recomendamos que você assista ao episódio 16 do podcast Roda da Prospecção, que analisa os detalhes para criar eventos de sucesso e que convertam em vendas:

Perguntas frequentes sobre eventos de sucesso

1. Como definir o público-alvo de um evento?

Defina o público-alvo a partir do objetivo do evento e do perfil de cliente ideal (ICP) da sua empresa.

2. Como mensurar o sucesso de um evento em termos de branding?

Mensurar branding pode ser desafiador, mas pesquisas com o público e feedbacks após o evento ajudam a avaliar o impacto na imagem da marca.

3. Como realizar um follow-up efetivo?

Personalize o contato com os leads, priorizando aqueles que demonstraram mais interesse e agindo rapidamente para manter o engajamento.